ا- ابتدا برنامه‌ی Microsoft Outlook را اجرا کنید.

2- از منوی Tools گزینه E-mail Accounts را انتخاب کنید.

3- از پنجره E-mail account گزینه Add a new E-mail Account را انتخاب کنید و Next را بزنید.

4- در پنجره باز شده (Server Type) گزینه pop3 را انتخاب کنید و Next را بزنید.

5- حالا پنجره باز شده را به صورت زیر پر نمایید. (شکل تنظیمات زیر)

در قسمت Your Name: نامی را که دوست دارید گیرنده نامه شما هنگام دریافت ببیند را بنویسید .
در قسمت E-mail Address: آدرس کامل پست الکترونیک خود را وارد کنید.
در قسمت User Name: آدرس پست الکترونیک خود را به طور کامل وارد کنید.
در قسمت Password: کلمه عبور آدرس پست الکرونیک خود را بنویسید.
در قسمت Remember password: با انتخاب این گزینه پسورد شما در Microsoft Outlook ذخیره شده و نیاز به تایپ مجدد آن نیست.
در قسمت Incoming Mail (POP3) Server: با توجه به سرویس دهنده‌ای که شما از آن استفاده می کنید ک(سرویس دهنده‌ی مربوط به اساتید و دانشجویان تحصیلات تکمیلی) استفاده می کنید در این قسمت payk.ui.ac.ir را وارد کنید و اگر از سیستم مهر(سرویس دهنده‌ی مربوط به دانشجویان کارشناسی) استفاده می‌کنید در این قسمت mehr.ui.ac.ir را وارد نمایید.
در قسمت Outgoing Mail (SMTP) Server: این قسمت نیز همانند قسمت فوق تکمیل می‌گردد.
6- پس از تکمیل مشخصات بر روی گزینه more settings در همان پنجره کلیک کنید. در پنجره باز شده از منوی بالا گزینه Outgoing Server را انتخاب کنید و گزینه My outgoing server (SMTP) requires authentication را علامت بزنید تا امکان ارسال پیام‌های پستی را نیز داشته باشید، سپس گزینه‌ی Log on using را انتخاب کرده آنگاه آدرس پست الکترونیک خود را در قسمت نام کاربری User Name وارد کرده و علامت گزینه‌ی Remember password را بر‌دارید تا ویروس‌ها نتوانند از طریق Outlook نامه‌های ویروسی را ارسال کنند.

7- بعد از آن به گزینه Advanced بروید، شماره پورت‌های پیش‌فرض جهت اتصال به سرور را نمایش می‌دهد. جهت ایجاد یک ارتباط امن بین سیستم شما و سرویس دهنده‌ی پست الکترونیکی گزینه‌ی :
(This server Requires a secure connection (SSL) را فقط در قسمت ( Outgoing server (SMTP علامت بزنید.
در صورت تمایل به نگهداری نامه‌هایتان روی سرور دانشگاه گزینه Leave a copy of messages on the server را هم علامت بزنید. آنگاه دکمه‌ی OK را فشار دهید.

8- در این مرحله در پنجره باز شده (Congratulations) دکمه‌ی Finish را کلیک کنید تا از این پنجره خارج شوید.

9- پس از اتمام مراحل فوق جهت دریافت پیام‌های جدید از روی سرویس دهنده دکمه‌ی Send/Receive را بزنید.

10- با زدن دکمه‌ی Send/Receive پنجره‌ای باز می‌شود که نمایانگر بازیابی پیام‌های جدید از سرویس دهنده است.

11- جهت حذف یک حساب کاربری از منوی Tools گزینه E-mail Accounts را انتخاب کرده در پنجره‌ی ظاهر شده گزینه‌ی View or change existing e-mail accounts را انتخاب کرده و بر روی دکمه‌ی Next فشار دهید.

12- در پنجره‌ای که ظاهر می‌شود حساب کاربری خود را انتخاب کرده و دکمه‌ی Remove را می‌زنید.